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Annemarie Renner, M. Sc. Betriebswirtschaftslehre Schwerpunkt Marketing, zertifizierte Social Media Managerin (BVCM), Digital Marketing Managerin, verantwortlich für digitale Marketingkommunikation und Pressearbeit bei Zeelandia GmbH & Co. KG, Frankfurt a. M.
In vielen Bäckereien hat die Digitalisierung bereits Einzug gehalten. Doch was genau bedeutet das? Wie kann sich das positiv auf den Arbeitsalltag eines Bäckers oder im Verkauf auswirken? In diesem Artikel erhalten Bäcker einen Überblick darüber, in welchen Bereichen der Produktion, der Verwaltung oder im Verkauf Unterstützung durch technische und digitale Helfer besteht. Sie erhalten hilfreiche Tipps, um den eigenen Betrieb zukunftsfähig aufzustellen oder Prozesse wirtschaftlicher umzugestalten.
Kleine oder mittelgroße Betriebe sollten sich rechtzeitig der Herausforderung „Digitalisierung und Automatisierung“ stellen und sich hierfür ausreichend Zeit nehmen. Wer die digitale Trendwende versäumt, wird Probleme haben, sich langfristig wettbewerbsfähig am Markt zu halten. Einige Betriebe scheuen diesen Schritt jedoch aus Angst vor Veränderungen oder den damit verbundenen Kosten. Gerade in der heutigen Zeit, in der das Personal knapp, ungelernt oder kaum Nachwuchs für die Backstube zu finden ist, kann digitale und technische Unterstützung dafür sorgen, dass sich Standorte wirtschaftlich besser aufstellen können und bestehen bleiben.
Digitalisierung – Was bedeutet das?
Der Begriff ist vielen bereits bekannt, in den Nachrichten und der Politik wird stets betont, dass Digitalisierung ausgebaut werden muss oder dass es Förderpakete für bestimmte Branchen gibt. Aber was bedeutet dieser Begriff genau? Grundlegend ist Digitalisierung die Anschaffung und Integration neuer Systeme, die für eine Vereinfachung oder Automatisierung der Arbeitsprozesse oder für ein Plus an Serviceleistung, Komfort und Unterhaltung sorgen. Darüber hinaus erleichtert sie den Austausch von Daten durch Vernetzung von Geräten und ermöglicht das Erkennen von Mustern in großen Datenmengen. Dies kann positive Auswirkung auf alle Bereiche eines Unternehmens haben. Automatisierung ist Teil der Digitalisierung, da Arbeitsschritte teilweise oder vollständig von Maschinen ausgeführt werden. In den weiteren Abschnitten dieses Artikels werden ausgewählte Bereiche und mögliche Maßnahmen sowie Tools vorgestellt, die auch im Bäckerhandwerk Anwendung finden können.
Infografik zu Digitalisierungshürden
Quelle: Zeelandia
Von der Backstube bis zur Ladentheke
Nützlich sind zum Beispiel digitale Waagen mit integrierter Rezepturverwaltung in der Backstube. So vermeidet man handschriftliche Zettel mit Rezepten, die verloren gehen oder im Laufe der Zeit nicht mehr lesbar sind. Während der Herstellung von Backwaren zeigen sie die Mengen aller Zutaten an und Rezepte lassen sich einfach auf die gewünschte Stückzahl umrechnen. Je nach Hersteller bieten die Waagen Aktualisierung der Rezepte, Toleranzbereiche für das Hinzufügen von Zutaten, Schritt-für-Schritt-Prozesse und Quittierungen der Zutaten. So kann eine gleichbleibende Qualität gewährleistet und Abfall minimiert werden. Zum Teil ist es auch möglich, sich für jedes Gebäck die Allergene ausweisen zu lassen. Das ist insbesondere für die korrekte Kennzeichnung und für das Verkaufspersonal relevant.
Digitale Helfer gibt es ebenfalls während des Backprozesses, für die Kühlung sowie Industriespülmaschinen oder Kaffeeautomaten. Über das Internet gekoppelte Technik-Apps der Hersteller ermöglichen die Steuerung von unterwegs oder bieten Übersichten zum aktuell laufenden Programm. Erleichterung findet sich ebenso im Bereich der benötigten Dokumentation von Hygiene- und Wartungsprotokollen. Bestimmte Tools bieten Anleitungen, in welchem Turnus die einzelnen Bestandteile gewartet und gereinigt werden müssen. Apps geben automatisch eine Meldung, dass eine Wartung ansteht. Sind die Arbeitsschritte umgesetzt, kann dies quittiert und digital als Protokoll festgehalten werden. Dadurch verpassen die Nutzer keine Fristen und sie haben alle Informationen gebündelt an einem Ort.
Die Lagerhaltung und Warenbestellung von benötigten Zutaten und Produkten ist ein weiterer Schritt innerhalb der Prozesskette, die sich digitalisieren lässt. Teilweise sind Hersteller an das Warenwirtschaftssystem gekoppelt, sodass die Wareneingangsbuchung oder ein Rechnungsabgleich mit der Lieferung möglich ist. Es existieren separate Lösungen, die vom Lieferanten unabhängig und nur für das eigene Unternehmen zugänglich sind. Diese Programme sorgen dafür, dass Bestellvorgänge kontinuierlich optimiert werden können. Wie viel wird von welchem Rohstoff benötigt? Lassen sich Retouren reduzieren oder Ausverkäufe vermeiden, da man mit zielgerichteter Menge plant? Die Programme sind mittlerweile so weit entwickelt, dass sie zwischen Standardsortiment, Saisonartikel und speziellen Angebotsartikeln unterscheiden können. Neben einer vereinfachten Planung und Verwaltung von Rohstoffen und Produkten lassen sich auch Materialkosten einsparen. So können bei größeren Betrieben die Retouren beispielsweise um 2 % gesenkt oder Materialkosten um mehrere 1.000 Euro reduziert werden. Gerade jetzt, wo die Rohstoffpreise stark ansteigen, kann es finanziell eine Erleichterung sein, wenn sich Einsparpotenziale aufdecken lassen.
Wo wird mit welchen Produkten Umsatz gemacht? Welche Standorte sind aktuell nicht rentabel? Um diese Fragen herkömmlich zu beantworten, benötigt es vor allem eines: viel Zeit und Geduld beim Sichten und Beurteilen der verfügbaren Informationen. Umsatz und Erfolg einzelner Filialen lassen sich durch Digitalisierung einfach kalkulieren. So können Vorhersagen von Bedarfsmengen an Rohstoffen und Gebäcken getroffen oder die Rentabilität einzelner Standorte und Sortimente beurteilt werden.
Genaue Bedarfsmengen und das Kaufverhalten der Kunden sind insbesondere wichtig, wenn für einen Onlineshop oder auf anderen Wegen Vorbestellungen angeboten werden. Laufen viele Prozesse automatisiert und sind alle Abteilungen und die Programme miteinander verknüpft, lässt sich viel Zeit einsparen. Hat der Bäcker direkten Zugriff auf eingehende Bestellungen, kann er diese zeitgleich in der Herstellung berücksichtigen. Ohne digitale Unterstützung müssten Vorbestellungen erst mündlich oder per Notizzettel an die Backstube weitergegeben werden. Bei langer Vorlaufszeit ist es schwierig, den Überblick über die benötigten Gebäcke zu behalten. Eine digitale Warenverfügbarkeit ermöglicht darüber hinaus die Steuerung der angebotenen Waren, denn Produkte, die nicht mehr verfügbar sind, können nicht mehr bestellt werden.
Digitalisierung kann auch kreativ sein: Für Betriebe, die häufig individuelle Schokoladendekore beispielsweise für Motivtorten benötigen, könnte die Anschaffung eines 3D-Druckers für Lebensmittel oder Schokolade von Interesse sein. Damit lassen sich Schokoladenaufleger oder Figuren in einer vorab festgelegten individuellen Form oder personalisiertem Schriftzug herstellen. Mit einer vom Hersteller zur Verfügung gestellten Software können Bäcker die Form selber designen. Die Drucker ermöglichen auch die Herstellung dreidimensionaler Objekte, welche von Hand nicht umsetzbar wären. Jedoch aufgepasst: Bei der Anschaffung sollte im Detail geschaut werden, welche Folgekosten anfallen, da oft nur Schokoladen oder Fettglasuren des Herstellers verarbeitet werden können.
Unterstützung im Verkauf & Bezahlvorgang
Auch im Verkaufsraum kann Digitalisierung unterstützen und Kundenzufriedenheit steigern, zum Beispiel durch das Angebot vielfältiger Bezahlmethoden. Eine hygienische Alternative zur klassischen Barzahlung sind Bargeld-Kassenautomaten. Diese übernehmen das Zählen des Geldes bei Einwurf. Ein kleiner Nachteil hierbei ist, dass sich der Abschluss des Bezahlvorgangs etwas verzögert, wodurch es zu Wartezeiten während der Stoßzeiten kommen kann. Aufgrund des benötigten Platzes sind diese Automaten zudem nicht für alle Filialen geeignet. Ein weiterer großer Vorteil ist jedoch, dass Falschgeld sofort erkannt wird und dementsprechend nicht mehr angenommen wird. Auch nach Feierabend wird der Kassensturz erleichtert, da der Automat Zu- und Abgänge des Bargeldes registriert. Die Bezahlung mit Bargeld ist bei vielen Kunden – insbesondere im ländlichen Raum – noch sehr beliebt, allerdings nimmt die Bezahlung mit Karte oder Smartphone stetig zu. Das hat den Vorteil, dass der Verkauf hygienischer wird, da keine Münzen oder Scheine berührt werden müssen. Zudem entfällt das zeitraubende Zählen und nach Ladenschluss ist der Kassensturz nicht so aufwendig, wenn alle Informationen an ein Buchhaltungssystem gekoppelt sind.
Auch die Auszeichnung von Preisen und Produktinformationen kann digital unterstützt werden. Zum Beispiel können Preisschilder mit einem entsprechenden Drucker schneller erstellt werden, da man auf Vorlagen zurückgreifen kann. So haben alle Schilder eine identische Optik und können für jeden deutlich lesbar Allergene sowie Preise aufzeigen. Digital erstellte Preisschilder können über mehrere Filialen hinweg das Erscheinungsbild vereinheitlichen und professionalisieren.
Mit der Verwendung von Grafikprogrammen und -apps können Plakate oder Abbildungen für digitale Werbemaßnahmen selbst erstellt werden. Wer sich dafür interessiert oder technik-affine Mitarbeiter hat, kann sich den Einsatz von Werbeagenturen sparen. Bereits für kleines Geld können sich die Mitarbeiter in einer App oder online beispielsweise bei Canva von den kostenlosen Vorlagen inspirieren lassen und diese dann mit ihrem Firmenlogo und eigenen Bildern personalisieren. Schnell sind Handzettel, Thekenaufsteller oder Werbeplakate zum Ausdrucken oder zur digitalen Verwendung erstellt. Ist einmal alles mit Firmenlogo, Farben und Schriften versehen, kann immer wieder auf diese Vorlage zurückgegriffen und Änderungen vorgenommen werden.
Im Verkaufsraum können Wochenangebote oder Stellenanzeigen und News direkt über Tablets, Werbestelen oder TV-Bildschirme gut sichtbar platziert werden. So kommt es schon vor dem Verkaufsgespräch zu vielfältigen Berührungspunkten mit Produkten oder Angeboten. Der Kunde nutzt dadurch die Wartezeit sinnvoll und kann sich bereits vorab über Angebote informieren.
Rund um die Personalverwaltung
Je nach Größe eines Betriebes und der Anzahl an Angestellten kann Personalplanung zur Herausforderung werden. Wer da noch mit mündlichen Absprachen und mit diversen Notizzetteln den Überblick behalten will, kommt schnell an die Grenzen. Um Mitarbeiter langfristig an den Betrieb zu binden und Unzufriedenheit vorzubeugen, ist es ratsam, eine faire Verteilung der Schichten und gerechte Gewährung von Urlaubsansprüchen vorzunehmen. Dies ermöglichen spezielle Softwares zur Personalverwaltung, wobei Fähigkeiten und Eigenschaften (z. B. Konditor, Bäcker, Verkauf, Arbeitspensum) berücksichtigt und bereits Wochen im Voraus die Schichten geplant werden können. Das sorgt für eine höhere Zufriedenheit bei den Mitarbeitern, die ihre privaten Termine besser koordinieren können. Bei einigen Anbietern bekommen Mitarbeiter ihre Schichtpläne über eine App auf das Smartphone zugestellt. Sollte es zu kurzfristigen Ausfällen oder Krankheiten kommen, kann die Personalverwaltung die frei gewordene Schicht an mögliche Mitarbeiter oder Aushilfen kommunizieren. Wer die Schicht übernehmen möchte, bestätigt dies und erhält eine automatische Integration in den eigenen Schichtplan. Dadurch wird eine langfristige Planungssicherheit gewährleistet. Ein weiteres Plus der digitalen Personalverwaltung ist, dass wichtige Termine wie z. B. Betriebsferien und Geburtstage hinterlegt werden können. Mit einer digitalen Verwaltung des Personals lässt sich auch die Lohnbuchhaltung erleichtern und Arbeitszeiten, Urlaubstage oder Krankheitstage digital erfassen.
Aus Sicht des Inhabers ist gutes Personal oft schwer zu finden und potenzielle Bewerber stellen sich die Frage, welches Unternehmen zu den eigenen Vorstellungen am besten passt. Die Zeiten sind vorbei, in denen man von der Ausbildung bis zur Rente einem Betrieb treu bleibt. Gerade bei ungelerntem Personal und Aushilfskräften gibt es eine erhöhte Fluktuation. Auch junge Leute möchten oft über den Tellerrand hinausschauen und an verschiedenen Orten berufliche Erfahrungen sammeln. Heutzutage kann man sich nicht mehr darauf verlassen, über ein Inserat in der Tageszeitung eine Stelle finden oder besetzen zu können. Betriebe und Arbeitssuchende profitieren davon, auf Online-Stellenbörsen zu setzen. Viele der Portale sind auch für Unternehmen kostenlos und man kann dort sehr einfach offene Stellen inserieren. So werden Unternehmen auch überregional gefunden und können mehr potenzielle Bewerber erreichen. Auch erhält ein Interessent digital mehr Informationen zum Unternehmen und kann das digitale Kontaktformular ganz unkompliziert für Anfragen oder die Bewerbung nutzen.
Für Deutschland gibt es zwei berufliche soziale Netzwerke, die auch im Handwerk immer mehr Beliebtheit erfahren. Xing und LinkedIn sind nicht zwingend für jeden Betrieb geeignet, aber größere Filialisten können hier durchaus profitieren und ihre offenen Stellen an eine größere Zielgruppe streuen. Durch kostenpflichtige Unternehmens-Accounts können offene Stellen durch Anzeigen stärker beworben werden. Die Netzwerke bieten die Möglichkeit, Profil-Informationen von Bewerbern mit einem Anforderungskatalog der Personalabteilung abzugleichen und gegebenenfalls wichtige Kriterien abzufragen. Dies ermöglichen ebenfalls Bewerbungstools, die beispielsweise in eine Website integriert werden, sodass sich geeignete Bewerber schneller aus einer Vielzahl von Bewerbungen herausfiltern lassen.
Für Ausbilder und Auszubildende gibt es durch Online-Berichtshefte oder Apps die Möglichkeit, den Prozess zu vereinfachen. Auch speziell für die Backbranche existieren Lösungen, die die spezifischen Anforderungen der Berufe von Konditor, Bäcker oder Verkaufspersonal berücksichtigen. Die Auszubildenden erhalten Erinnerungen zu ausstehenden To-dos, können Berichte je nach Anbieter auf dem Smartphone eingeben und zur Freigabe an den Ausbilder weiterreichen. Es wird nichts vergessen und es geht nichts verloren. Ausbilder haben die Möglichkeit, mehrere Lehrlinge zu verwalten. Nach Durchsicht mehrerer Berichte können diese zum Beispiel alle ausgewählt und zeitgleich digital signiert werden. So ist das Thema Berichtsheft auch schnell von der To-do-Liste abgehakt.
Online-Verkaufsplattformen & Bestell-Apps
Durch Social Distancing und den Wunsch nach kontaktlosen Bezahlmethoden haben sich in letzter Zeit viele verschiedene Apps etabliert. Besonders beliebt sind hier Vorbestellungen von Mahlzeiten, die mit einem digitalen Coupon reserviert und ohne lange Wartezeiten abgeholt oder geliefert werden. Auch für Backwaren nimmt die Nutzung dieser Apps zu. Hier kann zwischen einer eigenen App – die Insellösung ist für große Ketten interessant – oder einer Sammelplattform mit mehreren Betrieben unterschieden werden. Neben Kundenbindung und Erreichung neuer Zielgruppen hat dies weitere Vorteile für den Bäcker. Die Produktion kann besser geplant werden, Retouren und Lebensmittelabfälle reduziert und Ressourcen optimal eingesetzt werden. Durch digitale Verkaufszahlen lassen sich längerfristig Trends der beliebtesten Backwaren ablesen. Für diese Apps werden oft geringe monatliche oder jährliche Nutzungsgebühren fällig, und es werden zum Teil neben den Transaktionsgebühren noch Kosten prozentual abhängig vom Umsatz der Transaktion fällig. Daher ist es ratsam, einen Mindestbestellwert festzulegen oder eine Servicegebühr aufzuschlagen, um diese Kosten auszugleichen.
Wer einen nachhaltig-orientierten Betrieb führt und Lebensmittelabfälle reduzieren möchte, kann sich einen Unternehmens-Account bei toogood2go zulegen. Dort bieten nicht nur Bäckereien am Ende des Arbeitstages ihre verbliebene Ware an, sondern auch Supermärkte und Restaurants. App-Nutzer können sich beispielsweise eine „Magic Bag“ reservieren. Zu einem vom Bäcker festgelegten Preis, unter dem regulären Verkaufspreis, können sich Nutzer im Laufe des Tages eine Tüte reservieren und diese in den letzten 30 Minuten der Öffnungszeit abholen. Dabei ist vorab nicht bekannt, welche Backwaren genau in der Tüte enthalten sind. Gezahlt wird in der App, sodass im Verkauf nur die Tüte bei Vorzeigen des Codes herausgegeben werden muss. Schnell und unkompliziert gute Lebensmittel vor der Tonne bewahren und zugleich neue Kunden an sich binden.
Digitale Kundenkarte und Filial-Finder
Zur Kundenbindung lohnt es sich, über eine Kunden-App nachzudenken. Bei passenden Schnittstellen können in einem innovativen Kassensystem die Kundenkarte oder Treueprogramme integriert und das Kundenkonto digital abgerufen werden. So müssen Bonuspunkte nicht mehr auf einer Papierstempelkarte gesammelt werden. Das reduziert Papier- und Druckkosten und spart im Verkauf sehr viel Zeit. Zudem vergessen Kunden oft ihre Kundenkarte zu Hause, das Smartphone eher selten. So bietet die digitale Variante zusätzlich einen kundenfreundlichen Mehrwert, da manche Software-Anbieter Rabatt-Coupons oder die Kommunikation zeitlich befristeter Aktionen über Push-Nachrichten ermöglichen.
Nicht nur per App, auch im Internet gibt es diverse Portale, in denen man sein Unternehmen eintragen kann, um besser gefunden zu werden. Sei es bei Google oder in einem Branchenfinder: Wer digital sichtbar ist, kann Laufkundschaft wie z. B. Touristen durch seine Internetpräsenz anlocken. Diese Einträge sollten Sie regelmäßig auf Aktualität überprüfen, insbesondere bei Änderungen der Öffnungszeiten oder der Telefonnummer, da diese gern online abgefragt werden.
Google-Suche Bäckerei in der Nähe
Quelle: Zeelandia GmbH & Co. KG, www.google.com/maps
Social Media und digitale Netzwerke
Das Smartphone ist im Alltag kaum noch wegzudenken: Sich schnell nach den Öffnungszeiten des Bäckers um die Ecke oder in einer fremden Stadt nach dem besten Kuchen auf Bewertungsportalen erkundigen ist bereits zur Normalität geworden. Daher sind auch die sozialen Netzwerke und ihre Bedeutung für das Bäckerhandwerk nicht zu unterschätzen. Wer von jungen Zielgruppen gefunden werden möchte, muss sich digitale Sichtbarkeit verschaffen. Nur wer im Internet vertreten ist, wird auch von neuen Kunden gefunden und aufgesucht. Über eine Facebook-Seite lassen sich viele Informationen einfach zur Verfügung stellen: Kontaktinformationen, Öffnungszeiten, Speisekarte oder aktuelle Angebote. Wer keine eigene Website hat, kann dort kostenlos seinen Betrieb präsentieren. Dafür muss man sich jedoch an ständig wechselnde Vorgaben halten und anders als bei einer Website kann nicht alles nach eigenem Geschmack gestaltet werden.
Über andere Netzwerke lässt sich relativ leicht auch ein zusätzlicher Kanal für mehr Reichweite aufbauen. Wichtig dabei ist zu berücksichtigen, wo die eigene Zielgruppe unterwegs ist. Es ist nicht immer sinnvoll, auf jedem Netzwerk vertreten zu sein. Die Profile müssen stets aktuell, regelmäßig gepflegt und mit neuen Inhalten versorgt werden. Betriebe sollten sich darüber Gedanken machen, welche Art von Inhalten möglich sind und wie viel Zeit für die Betreuung der Kanäle zur Verfügung steht.
Zusammenfassung
Bäcker, die sich langfristig am Markt halten wollen, müssen sich für die Zukunft digital rüsten. Um dem Arbeitskräftemangel entgegenzuwirken, können oftmals prozessoptimierte und automatisierte Abläufe eine Erleichterung im stressigen Arbeitsalltag bewirken. Durch EDV-Support in der Backstube kann durch Nutzung innovativer Technologien die Produktionssicherheit verbessert und Qualitätsschwankungen können reduziert werden. Durch die Automatisierung von Routinearbeiten kann die Arbeitszeit der Mitarbeiter optimal genutzt werden für Schritte, die tatsächliche Handarbeit benötigen. Zukunftsorientiert werden immer mehr Systeme miteinander verbunden, sodass Prozesse optimal aufeinander abgestimmt werden können.
Auch der Trend zum bargeldlosen Zahlen ist in der Backbranche angekommen. Pandemiebedingt zahlen immer mehr Kunden lieber elektronisch und verzichten auf Bargeld. Ein passendes Kassensystem erleichtert im Verkauf und auch in der Buchhaltung die Arbeit. Daran angeknüpft lassen sich Kundenkarten, Onlineshops, Warenverfügbarkeitssysteme und weitere digitale Lösungen für eine bessere Wirtschaftlichkeit und verbesserte Kommunikationsmaßnahmen umsetzen.
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Statista.de (2020b): Welche Aussage zur Digitalisierung trifft auf Ihren handwerklichen Betrieb zu?; Statista GmbH, Hamburg; URL: https://de.statista.com/statistik/daten/studie/681727/umfrage/einstellungen-zur-digitalisierung-in-handwerksbetrieben/, März 2020
